Logo Microsoft Excel pada latar belakang kelabu

Menyimpan hamparan Excel sebagai PDF boleh mengelirukan, dan fail yang telah siap selalunya kelihatan berbeza daripada cara yang kita mahu ia dipersembahkan. Inilah cara untuk menyimpan helaian sebagai fail PDF bersih yang boleh dibaca.



Fail Excel sebagai PDF

Terdapat banyak senario apabila anda mungkin ingin menyimpan dokumen Excel sebagai fail PDF dan bukannya hamparan. Contohnya, jika anda ingin menghantar hanya bahagian tertentu dari helaian yang lebih besar, atau anda tidak mahu ia boleh diedit. Walau bagaimanapun, menukar fail Excel kepada PDF boleh menjadi agak rumit.

Kami selalunya tidak menganggap hamparan Excel sebagai dokumen dengan sempadan, halaman dan jidar. Walau bagaimanapun, apabila ia datang untuk mengubah fail ini menjadi dokumen PDF yang boleh dibaca, dicetak atau diedarkan kepada orang lain, ia adalah sesuatu yang anda harus sedar. Fail anda hendaklah boleh dibaca dan difahami, tanpa lajur sesat rawak pada halaman lain atau saiz sel yang terlalu kecil untuk dibaca.

Begini cara untuk menukar hamparan anda menjadi dokumen PDF yang boleh dipersembahkan dan boleh dicetak.

Menyediakan Halaman

Excel - Persediaan Halaman

Jika anda menggunakan Office 2008 atau lebih baru, navigasi ke tab Tata Letak Halaman. Di sini, anda akan melihat beberapa pilihan dikumpulkan di bawah bahagian Persediaan Halaman. Berikut adalah tiga yang pertama:

    Margin:Seberapa besar ruang putih di antara tepi dokumen dan sel pertama Orientasi:Sama ada anda mahu fail siap anda berada dalam landskap atau potret Saiz:Saiz halaman dokumen siap anda
Iklan

Ini berfungsi kebanyakannya sama seperti yang dilakukan dalam dokumen Word, jadi tetapkannya berdasarkan cara anda mahu rupa PDF siap anda. Ambil perhatian bahawa kebanyakan hamparan Excel lebih mudah dibaca orientasi landskap daripada potret, melainkan anda mempunyai sangat sedikit lajur. Helaian yang disimpan dalam potret cenderung mempunyai lajur yang berada di luar kawasan cetakan akhir, yang boleh menjadikan dokumen anda sangat sukar untuk dinavigasi dan dibaca.

Selain itu, anda boleh menambah pengepala dan pengaki pada reka letak akhir anda. Klik anak panah di penjuru kanan sebelah bawah bahagian Persediaan Halaman, kemudian klik pada tab Pengepala/Pengaki. Anda boleh memilih salah satu pilihan yang dijana oleh Office, atau buat satu pilihan anda sendiri dengan menggunakan ciri Sesuaikan.

Excel - Pengepala dan Pengaki

Anda juga mempunyai pilihan untuk menukar latar belakang cetakan anda. Untuk melakukan ini, klik pada Latar belakang butang dalam Persediaan Halaman. Anda boleh memilih imej daripada komputer riba anda atau daripada awan, dan imej ini akan dijubinkan di seluruh helaian anda.

BERKAITAN: Cara Mencetak Hamparan Excel dengan Latar Belakang

Menentukan Kawasan Cetakan dan Pemasangan

Seterusnya, anda perlu menentukan kawasan yang akan ditukar menjadi PDF, serta bilangan baris dan lajur pada setiap halaman.

Cara pertama untuk menentukan kawasan adalah dengan menggunakan klik dan seret untuk memilih semua sel yang anda mahu dalam dokumen anda. Selepas itu, pergi ke Persediaan Halaman > Kawasan Cetakan > Tetapkan Kawasan Cetakan. Ini akan mencipta garis kelabu nipis di sekeliling seluruh kawasan yang akan dicetak. Apabila anda membuat PDF anda, segala-galanya di luar kawasan ini tidak akan disertakan. Anda juga boleh memasukkan sel secara manual dengan mengklik anak panah di sudut kiri bawah dan pergi ke Helaian > Kawasan Cetak.

Excel - Kawasan Cetakan

Sama seperti Microsoft Word, anda juga boleh membuat pecahan halaman untuk membahagikan jadual yang berbeza. Pemisah halaman ini boleh mendatar dan menegak. Pergi ke sel tempat anda ingin meletakkan pemisah halaman, klik tab Tata Letak Halaman pada reben dan pilih Persediaan Halaman > Pemisah Halaman > Sisipkan Pemisah Halaman. Ini akan membuat rehat betul-betul di atas dan di sebelah kiri sel semasa anda.

google play untuk menyalakan api

Excel - Pecah Halaman

Iklan

Satu lagi perkara penting yang perlu dilakukan ialah menentukan pilihan Skala untuk Sesuai. Di sebelah kanan Persediaan Halaman, anda akan melihat tiga pilihan: Lebar, Tinggi dan Skala. Pilihan Lebar dan Ketinggian membolehkan anda menetapkan berapa banyak halaman baris atau lajur jadual anda akan dipaparkan. Contohnya, jika anda mempunyai banyak baris tetapi hanya beberapa lajur, menetapkan Lebar kepada satu halaman adalah sesuai. Skala, sebaliknya, akan menentukan saiz semula keseluruhan keseluruhan kawasan cetakan anda.

Excel - Skala untuk Sesuai

Pilihan Helaian

Menu terakhir yang perlu anda perhatikan ialah Pilihan Helaian. Ini adalah tetapan yang mempengaruhi penampilan helaian cetakan akhir anda. Untuk mengakses pilihan helaian penuh, klik pada anak panah di sudut kiri bawah bahagian Pilihan Helaian.

Excel - Pilihan Helaian

Berikut ialah gambaran keseluruhan pelbagai penyesuaian yang boleh anda lakukan dalam menu ini:

    Cetak Tajuk:Anda boleh membekukan baris dan lajur tertentu helaian di tempatnya supaya ia muncul pada setiap halaman, seperti pengepala dan label. Garis grid:Ini membolehkan anda menetapkan sama ada untuk menunjukkan garis grid atau tidak, iaitu garisan antara sel yang muncul apabila tiada sempadan dicat padanya. Tajuk:Ini membolehkan anda melakukan tajuk paparan, iaitu label abjad tetap (A, B, C) dan berangka (1, 2, 3) pada paksi-x dan paksi-y hamparan Excel. Komen, Nota dan Ralat:Ini memaparkan komen tertanam , nota dan amaran ralat dalam dokumen akhir. Pesanan Cetak:Ini membolehkan anda menetapkan sama ada untuk membuat dokumen turun dahulu atau pergi ke kanan dahulu.

Dalam menu ini, anda boleh pergi ke skrin Pratonton Cetak, di mana anda boleh melihat sekilas dokumen akhir anda. Anda juga boleh pergi ke skrin dengan pintasan Ctrl+P.

BERKAITAN: Cara Mencetak Lembaran Kerja dengan Komen dalam Excel

Menyimpan atau Mencetak sebagai PDF

Dengan dokumen anda diformat dengan betul dan sedia untuk digunakan, terdapat dua cara anda boleh membuat PDF.

Untuk menyimpan fail sebagai PDF dalam Excel, buka dialog Simpan Sebagai dan pilih PDF daripada menu lungsur turun Simpan sebagai jenis. Sebagai alternatif, anda boleh pergi ke Eksport > Eksport ke XPS/PDF. Dari sini, anda mempunyai beberapa pilihan. Anda boleh memutuskan sama ada untuk mengoptimumkan fail untuk Standard atau Minimum, yang akan menentukan kualiti akhir dan saiz fail dokumen. Anda kemudian boleh mengklik Pilihan untuk memilih kawasan untuk diterbitkan:

    Pilihan:Sel semasa yang telah anda pilih Helaian Aktif:Helaian semasa yang anda ada Keseluruhan Buku Kerja:Semua buku kerja dalam fail semasa yang anda sedang kerjakan Jadual:Jadual yang ditentukan yang telah anda buat melalui Microsoft Excel
Iklan

Anda juga boleh memilih untuk mengabaikan kawasan cetakan yang telah anda tetapkan sepenuhnya.

Excel - Simpan sebagai PDF

Anda juga boleh mencetak fail sebagai PDF. Microsoft mempunyai a pencetak PDF terbina dalam dipanggil Microsoft Print to PDF yang boleh anda pilih dalam menu lungsur turun pencetak. Jika anda mempunyai pemacu PDF lain, seperti Adobe PDF, Foxit, atau PDF Xchange, anda juga boleh menggunakan salah satu daripadanya. Sebelum anda mengklik Cetak, lihat pratonton cetakan anda untuk memastikan semuanya kelihatan betul.

Excel - Cetak sebagai PDF

BERKAITAN: Cara Mencetak ke PDF dalam Windows: 4 Petua dan Trik

BACA SETERUSNYA